מידע מקצועי

בעלי עסקים חדשים כנראה שמעו את הביטוי "קופה חכמה" ואולי אף יודעים מהי. אולם בעלי עסקים שקיימים שנים רבות אולי לא שמעו על קופות חכמות, או ששמעו ואינם יודעים מה זה אומר. אז מהן קופות חכמות? ואם הן קיימות אז האם ישנן קופות לא חכמות? ובכן, אנחנו פה כדי לתת הסבר קצר וקולע שאחריו, בתקווה, לא ישארו לכם סימני שאלה.

מהי קופה רושמת?

קופה רושמת היא מכשיר שדרכו כל עסקאות המזומן עוברות ובאמצעותו ניתן לפקח על תזרים המזומנים.

כמו הרבה המצאות נפלאות, הקופה הרושמת הומצאה בארה"ב מתישהו בתחילת המאה הקודמת. הקופה הרושמת הראשונה הייתה גדולה וכבדה מאוד. היו בה מגירה לאחסון המזומן ופעמון שצלצל בכל פעם שעסקה עברה. קבלה מנייר אינה הייתה עניין של דבר בימים אלה.

אמנם עברו יותר ממאה שנים והרבה עסקאות מזומן מאז אותה המצאה אבל קופות רושמות עדיין נמצאות בשימוש רחב ויומיומי. כיום, אותה קופה מסורבלת יכולה להיות פריט נוי יפה שמסמל נוסטלגיה ורומנטיות ותו לא. קופה רושמת של ימינו היא מכשיר דיגיטלי דמוי אייפד ובתוכו עולם שלם של פונקציות שימושיות לבית עסק, הרבה מעבר לרישום פעולות מזומן והדפסת קבלה.

מי משתמש בקופות רושמות?

כאמור, קופה חכמה היא קופה רושמת שיכולה לעשות עוד מגוון גדול של דברים. לדוגמה, קופה חכמה יכולה להכיל בתוכה מכשיר סליקה חדשני שעומד בתקן EMV. תקן זה הנמצא בשימוש בארץ מאז שנת 2015 בערך הוא האימות הדיגיטלי שעובר כרטיס האשראי של הלקוח כאשר הוא מכניס את הכרטיס למכשיר מיועד ומקליד את הקוד שלו. הקופה מקבלת את הולידציה שלה ורק אז עוברת העסקה. בצורה זאת היקף הונאות כרטיס האשראי ירד בצורה משמעותית וכיום כל מי שמעוניין לקבל תשלום באמצעות כרטיס אשראי חייב להשתמש בתקן הזה. באמצעות קופות חכמות בתי עסק כמו דוכני מזון וחנויות יכולות לבצע אלפי עסקאות ביום ואין צורך לבדוק את תעודת הזהות של הלקוח.

מעבר לכך שהקופה החכמה היא קלה יותר במשקלה מאותן קופות רושמות ישנות, היא מכילה הרבה יותר פונקציות שימושיות ובאותו הזמן היא גם הרבה יותר נוחה לשימוש. הממשק מזכיר אייפד - מסך טאץ' אחד שמכיל בתוכו את כל מה שצריך והוא אינטואיטיבי ביותר לשימוש. בלחיצות בודדות ניתן להפיק דוחות ולעקוב אחרי עסקאות בקלות. בבתי עסק לממכר מזון ישנם מקרים רבים של החזרות - לקוח התחרט כי לא טעים לא או כי האוכל לא יצא מהר מספיק. באמצעות הקופה החכמה ניתן לשלוף בקלות את העסקה שהוא ביצע ולצפות בה ואף להדפיס אותה. במידה ורוצים לראות על כמה "עומדת" הקופה באמצע היום ניתן להפיק דוח ביניים בלחיצות בודדות ובמהירות רבה ולא להפריע לשטף העבודה. בסוף היום ניתן להפיק דוח סגירה. דברים נוספים שאפשר לנהל דרך הקופה החכמה - ניהול ומעקב אחרי מלאי, ניהול העובדים ושעון הנוכחות ועוד.